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档案,那些你不知道的事

时间:2015-08-03 09:11:06  




  7月,又是一年毕业季,一大批大学毕业生将踏上工作岗位,结束自己的学生身份。要给自己的学生历程划上一个圆满的句号,把自己的档案安置好是不容忽视的。
  最近,籍贯在渭南市某县的刘晓碰到了一件事,让他意识到了档案的重要性。他给本报打来电话说,作为一个毕业了8年左右的大学毕业生,工作了八年,但在这八年里从未过问过自己的档案,甚至不知道档案在哪,最近准备交养老金,才知道档案的重要性,同时他也想提醒大家都要重视自己的档案。
  刘晓说,2007大学毕业后学校把他推荐到了浙江温州的一个企业,上班一段时间后他觉得不太合适就辞职回到了西安,为了让学校开改派证,还找了不少关系。之后在西安重新找的工作单位又都没有存放档案的能力与权力,自己的档案就被打回原籍人才交流中心,其后几年为了结婚,买房户口转了几次,因为没有涉及到档案,也就一直没有过问过档案。
  前年刘晓在西安买了房,去年户口也落到了西安市莲湖区。因为准备自己交社保,刘晓到莲湖区人才市场咨询了解,工作人员表示可为档案托管人员代缴养老保险,这才想起要找档案,但档案到底在哪呢?
  经过一番查找,还好刘晓找到了当年的档案托管卡。他拿着档案托管卡很快在原籍找到了档案,拿到莲湖区人才市场,工作人员打开档案袋后,说里面缺两样东西:行政关系介绍信和转正定级表。工作人员细心地给他讲解了这两样东西的重要性:“如果没有这两样东西,档案我们可以接收,但日后在人事关系转接等相关手续上,可能会受到影响,如果没有行政关系介绍信,我们将无法为你出具人事关系的相关证明,即你的干部身份没法被认定。”
  刘晓说:“我一听干部身份,觉得很重要,就暂时没有托管,准备回原籍人才中心补齐这两样东西。但我仍很诧异,我在私企干了几年,怎么能是干部身份?还好原籍人才中心说只要我回去就可以补办,也不是很麻烦!”
  “说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉。”这是不少大学毕业生对自己个人档案的态度。尤其很多毕业多年的大学生,自己没有考公务员或者事业单位,也没有进国企,把自己的档案托管到人才中心不闻不问。甚至还有人把档案留在自己手上,觉得需要用时随时能用,很方便,还不用交托管费。
  在现行人事制度管理办法中档案具有特殊意义
  多年主管流动人员人事档案管理工作的西安市人才服务中心副主任廉宏彬讲解了人事档案的重要性,他说,随着市场经济的发展,多种所有制机构应运而生,如私营、民营、外企、社会团体等,在这种条件下,个人的发展具有了更多的选择,跨区域流动、不同体制间的流动成为一种常态,而其中个人人事档案在人才流动中起着非常重要的基础性作用。
  莲湖区人才交流中心主任白博也强调,按目前我国的人事制度管理办法,个人转正定级、职称申报、办理养老保险等,都需要使用档案。
  “现在有些大型外企也会审查录用者的档案,以此作为诚信考核的参考标准。所以不管在体制内还是体制外工作,档案作为个人成长的轨迹和证明,其重要性是不容忽视的。”白主任说,“近年有很多未就业毕业生,毕业后在其它地方找到工作,档案在毕业后被退回到原籍,自己却从不过问。还有很多学生认为只要拿了毕业证,和用人单位签了劳动合同就没事儿了,根本不过问档案去哪儿。”
  某高校就业指导中心工作人员告诉记者,“档案不仅关乎相关人员的就业、职称、社保,也是日后做亲属关系认证等一系列事务的重要凭证。不是说没有进‘体制内’单位,档案就没用了。”
  西安市人才服务中心现在存放的流动人员人事档案10万余份,每年毕业季,该人才中心为了保证应届回西安生源地毕业生档案信息及时上传,会组织专人负责录入信息,登记造册,并上传至西安市人才网以方便学生及用人单位查询(www.haorc.com——到档查询)。
  档案具有原始性,很多材料根本无法补办
  白主任说,尽管在毕业期间,学校会向学生强调个人档案的重要性,但仍有部分学生对个人档案的重要性缺乏认识,在毕业时对自己的档案去向漠不关心,没有及时查看档案的去向。
  “你目前觉得档案没用,但如果有一天你报考公务员、应聘事业单位或者国有企业,没有档案,那会比较麻烦。而且档案具有原始性,补办非常麻烦,有些材料根本无法补办。”
  西安市人才中心廉主任还举例说,“当个人身份证的出生年月与实际不符时,也只有查询档案,档案里的资料具有唯一参考性。”
  “人事档案不是私人财产,个人无权保管,按规定,档案是不能经个人手的,更不用说自己保管了。”对此,白主任说,档案原则上不能由个人保管,档案长期由个人保管的,不能享受计算工龄、职称评定等公共服务。
  档案里一些材料环环相扣,一个环节出问题会影响其他环节
  白主任也对刘晓碰到的问题进行了解释,他说:“《干部行政介绍信》是《报到证》的延续,是转接人事关系的必要材料。每个统招大中专毕业生完成学业,都有省教育厅发的《报到证》,这个《报到证》能证明你的干部身份,而不是农民身份或者工人身份。”
  白主任强调,《报到证》有时间期限,按西安市现行规定为两年,如果两年时间你没有到指定单位,或者人才市场报到,办理手续,《报到证》就会作废,你的身份就变成了社会流动人员、灵活就业人员,就不能以应届毕业生的身份办理报到备案手续,转接人事关系。
  “《转正定级表》是大学毕业生考入公务员队伍或聘用到事业单位核定工龄的参考依据。档案在人才中心托管,就业满一年的毕业生办理转正定级手续,此手续是全国各地人事人才机构互认的。”
  虽然现在的大多单位都是私企,公司内部有自己的工龄计算方式,但不管你的单位怎么样,有没有工龄工资、有没有申请职称的权利,只要在人才交流服务机构存放的档案,都可以在你工作满一年后帮助你办理转正定级、专业技术职称申报。
  申报初级职称也必须工作满一年,随后的中、高级职称都有工作年限限制。这是一环套一环的程序,缺失了一个环节将会影响到其他环节。
  归档材料有变动的要速到档案托管中心归档
  这里说的档案是指人事档案。那么档案里都有哪些材料呢?
  上学期间,你的档案叫学籍档案,学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料,全部属于原始材料,不可复制。
  白主任说,学籍档案一般是从高中算起,也就是从你的高考档案开始计算,党团关系的一般是由党组织部门来接收,有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档,有的学校是分开转档,即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由有关部门递交于各地的人事档案管理科,党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地或档案委托机构的党组织。”
  高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局或者有人事档案管理权的单位去存放档案,存放之后学籍档案才能转化成人事档案。
  这时的人事档案里有学籍档案和证明自己已经参加工作的材料。
  毕业生一年见习期满,档案里增加了转正定级表,评完职称的有职称审批表,还包括工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料。
  如果在工作期间,新取得了学历学位、评聘专业技术职务、考核、鉴定等材料,都属于归档材料,必须尽快及时归档。
  莲湖区人才中心管理档案的工作人员崔彦龙说:1992年参加工作的个人,办理退休时必须要看档案,因为要根据这个计算工龄。他们的档案里至少要有转正定级表、调资表、招工表,如果解除劳动关系的,还要看你是离职、辞职、开除还是下岗。现在的大学毕业生主要是根据养老金的交费年限计算工龄,暂时不牵扯。”
  后记:白主任强调:“根据《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知(人社部发〔2014〕90号)》,第四条规定:档案转递时,行政(工资)介绍信、转正定级表、调整改派手续等材料不再作为接收审核流动人员人事档案必备材料。所以现在我们只会建议补齐材料,如果托管人自己不愿意补齐,我们会提前告知,并且填写一张《档案缺失材料通知单》,注明档案里缺失的材料,存放在档案里,以免以后有不必要的麻烦。”
  廉主任对莲湖区人才中心工作人员对刘晓进行提醒的做法表示赞同,他说,通过近年的大力宣传,社会各方面对于档案的重视程度也越来越高,现在国家取消了档案托管的费用,而作为人才中心档案管理部门也将不断完善服务项目,提升服务效能,不断为包括高校毕业生在内的各类人才提供更加便捷的服务。
  □见习记者古晓娟

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